۷ روش ساده برای افزایش بهره‌وری و کارایی یک تیم
تیم چیست؟ یک تیم گروهی از متخصصان هستند که با مهارت ها و دانش خود مکمل یکدیگر محسوب می شوند. اعضای یک تیم توسط یک هدف مشترک در کنار هم جمع شده اند و آن هدف حل مسائل مشترک است. همزمان هر یک از اعضای تیم دارای مسئولیت های شخصی برای رسیدن به نتیجه مورد نظر نیز هستند. بهتر است بدانید تنها با کار کردن در یک تیم است که می توانید مسائلی را حل کنید که یک فرد از انجام آن عاجز است.
در یک کار تیمی هر یک از اعضا نقش مهم و ارزشمندی در به انجام رساندن کارها ایفا می کنند. در این مقاله به نکاتی اشاره خواهم کرد که به شما کمک می کند کارایی و بهره وری تیم خود را افزایش دهید.
اهداف را به وضوح مشخص کنید
تعیین اهداف، اولین و مهمترین گام قبل از کار بر روی هر پروژه ای است. برای رسیدن به این اهداف باید برنامه ریزی روزانه داشته باشید. یکی از مشکلات مهمی که ممکن است برای تیم به وجود آید این است که اهداف نهایی برای اعضایی که در تیم هستند نامشخص و مبهم است.
این مشکل باعث می‌شود هر فرد برداشت متفاوتی از اهداف را برای خود ترسیم کند. در نتیجه مذاکرات طولانی تر شده و باعث بروز خطا در پروژه می‌شود. بنابراین باید به وضوح اهداف کلی، ابزارهای مورد استفاده و معیارهای ارزیابی عملکرد را برای کارمندان و کارکنان مشخص کنید.
کارها را اولویت بندی کنید
موضوعات بدیهی مانند بازبینی های ایمیل ها، کارگاه های از قبل برنامه‌ریزی نشده، گفتگوهای اداری و جلسات روزانه بخش عمده‌ای از یک روز کاری را به خود اختصاص می‌دهند و بدترین چیز این است که ما این وضعیت را دوست داریم، چون برای انجام کارهای کم اهمیت تر تلاش کمتری انجام می‌دهیم.
قانون پارکینسون می‌گوید : کار تا زمانی که وقتی برای آن در نظر می گیرید ادامه می یابد. به همین دلیل است که باید کارهای خود را اولویت بندی کنید و در ابتدا با کارهای مهم و اساسی شروع کنید. مطمئن شوید اعضای تیم شما همه چیز را درک می‌کنند. اهداف کمپانی و شرکت خود را به هر کارمند تا جایی که به او مربوط می‌شود توضیح دهید.
وقتی نوبت به یک تیم کوچک می رسد نمی توانید اهداف را جلوی همه گذاشته و انتظار داشته باشید هر کس نقش خود را حدس بزند. این رویکرد فرصتی را برای شما فراهم می آورد که حتی تیم‌های بزرگ هم نمی‌توانند از آن بهره‌مند شود. باید همه اعضای تیم شما از کاری که باید انجام دهند به صورت کامل مطلع باشند. در مکالمات شخصی می توانید جزئیات را به صورت تمام و کمال توضیح دهید تا کارمندانتان بتوانند اهداف و مسائل را درک کند.
تعیین یک فرد مسئول در تیم
برای اجتناب از تعارضات لازم است فوراً اختیارات را محدود کرده و یک رهبر برای تیم خود تعیین کنید. در این صورت افراد تیم حتی می‌توانند برای مسائل مختلف به آن رجوع کنند. حتی اگر رهبران انتخابی شما جزو افراد زیر دست شما هم باشند، همچنان با این کار می توانید فرآیندها را در یک کار تیمی پایدارتر نگهدارید.
تجارب و دانش ها را سیستماتیک کنید
اگر بتوانید تجارب و دانش ها را به وسیله دستورالعمل ها و قوانین سیستماتیک کنید، این تصمیم عالی برای شما خواهد بود. چنین دستورالعمل‌هایی باید شامل سناریوهایی مرحله به مرحله، توصیف تمام مراحل کار و همچنین مهلت های مشخص برای اجرای آن ها باشد.
عالیترین تجربه‌ها را در قالب مقررات و دستورالعمل ها مستند کنید. این کار به کارمندان شما اجازه می‌دهد مسیر خوبی را دنبال کنند. از طرفی دیگر این اسناد ابزار یادگیری کارآمد و مناسبی برای مبتدیان خواهند بود. کارمندان با تجربه هم می‌توانند در صورت نیاز از آنها استفاده کنند. اشتباه است اگر فکر کنید که استاندارد سازی دشمن انعطاف پذیری و خلاقیت است. با مستند سازی فرآیندهای ساده تکراری، منابع را برای خلاقیت آزاد میکنید
مسئولیت های اشتراکی را حذف کنید
یکی از مشکلاتی که در کارهای تیمی به وجود می آید این است که اعضای تیم وظایف یکدیگر را تکرار می‌کند، این مشکل باعث می‌شود کارایی کل تیم کاهش یابد زیرا افرادی که دارای عملکردهای مشابه هستند، معنای کار تیمی را درک نمی‌کند. اگر با چنین وضعیتی در تیم خود روبرو شدید باید مسئولیت های تکراری را حذف کنید.
در دسترس باشید
در تماس ماندن با تیم برای بحث‌های سازنده و معنادار فرهنگ اعتماد را در این افراد تیم تقویت می‌کند. برای نمونه می توانید از کارمندان تان در مورد مسائل و مشکلات بپرسید و راه‌حل‌های آن ها را در اختیارشان قرار دهید و همچنین مطمئن باشید آنها مشکلی از بابت منابع ندارند.
خلاصه
برخی روشهای افزایش بهره وری هزینه‌های مربوط به خود را دارند، برخی از آنها کمی برای اجرا زمان‌بر هستند. در هر حال در نظر گرفتن آنها منجر به سود بردن تمام اعضای تیم و کل شرکت خواهد شد و امیدوارم از روش های گفته شده در تیم تان استفاده کنید.
